Registrering av aktivitet och försörjning i LADOK

I slutet av varje termin skall doktorandernas aktivitet och försörjning rapporteras in i LADOK på en särskild blankett som finns hos institutionsadministratören på respektive institution. Blanketten lämnas till den administratör som ansvarar för inrapportering av prestationer i utbildning på forskarnivå i god tid, helst före 15/6 respektive 15/12.

Aktivitet

Aktivitet beräknas i procent av heltid. En doktorand som ägnar all sin arbetstid åt utbildning på forskarnivå under en termin skall rapportera in 100% aktivitet för den terminen. En doktorand som har 20% institutionstjänst under en termin rapporterar in 80% aktivitet i forskarutbildningen. Aktivitetsgraden påverkas av antagningsdatum och eventuella studieuppehåll t.ex. under sjukdom. Det betyder att en doktorand som ägnat heltid åt utbildning på forskarnivå under en del av terminen ska rapportera in motsvarande procent. Tre månader heltid motsvarar 50% aktivitet under terminen. En heltidsmånad motsvarar 16,7% aktivitet. Kortare sjukfrånvaro behöver inte redovisas som minskad aktivitet, men sjukdom/frånvaro längre än fyra veckor ska inrapporteras och sänka den totala procenten per termin.

Försörjning

Försörjningens art ska anges med hjälp av förkortningar som förklaras på blanketten. För doktorander vid Humanistiska fakulteten är de vanligaste:

• UBB=utbildningsbidrag
• DTJ=doktorandanställning
• STP=stipendium
• HTJ=annan anställning (t.ex. adjunkt) inom högskola, som innebär att utbildning på forskarnivå kan bedrivas inom anställningen
• AUH=anställning utanför högskolan, som innebär att utbildning på forskarnivå kan bedrivas inom anställningen
• ÖVR= övrig försörjning t.ex. studiemedel eller yrkesverksamhet utan anknytning till forskarutbildningen

Observera att försörjningen enbart gäller hur utbildning på forskarnivå finansieras. Detta innebär att en doktorand som t.ex. arbetar halvtid med sin utbildning på forskarnivå (50% aktivitet) ändå ska rapportera in den totala försörjningen för denna halvtid, dvs. summan av procenttalen för försörjning skall alltid bli 100%.

Exempel:

NN har doktorandanställning vid fakulteten och gör 20% institutionstjänstgöring. NN rapporterar 80% aktivitet, försörjning DTJ 100%.

SS ägnar sig helt och hållet åt sin utbildning på forskarnivå och har utbildningsbidrag från fakulteten som efter tre månader omvandlas till doktorandanställning. SS rapporterar 100% aktivitet, försörjning UBB 50% och DTJ 50%.

PP är anställd vid ett forskningsprojekt vid universitetet och kan ägna halvtid åt sin utbildning på forskarnivå inom projektet. PP rapporterar 50% aktivitet, försörjning 100% DTJ.

QQ är anställd vid t.ex. ett museum eller en myndighet och har avtal om att han/hon får ägna 50% av sin arbetstid åt utbildning på forskarnivå. QQ rapporterar 50% aktivitet, försörjning 100% AUH.

Studietid

Aktivitetsinformationen används för beräkning av studietid. Det är viktigt att studietiden beräknas på rätt sätt eftersom den tid man som doktorand kan inneha utbildningsbidrag eller doktorandanställning inte får vara längre än vad som motsvarar forskarutbildning på heltid i fyra år. Vidare påverkas tiden av hur mycket studietid man förbrukat när man får bidraget eller anställningen. Studietiden anges som ackumulerad aktivitet i LADOK (se blankett UT90 och UT93). Fyra års heltidsstudier motsvarar 800 (100% i åtta terminer). Det antal terminer som doktoranden rapporterat in aktivitet anges också. 200/2 betyder att doktoranden haft 100% aktivitet i två terminer. 400/8 betyder att doktoranden har avverkat halva studietiden och varit registrerad i åtta terminer.
 

"Doktorandstegen"

Följande gäller doktorander som finansieras genom utbildningsbidrag eller doktorandanställningar från fakulteten. Under förutsättning att doktoranden följer den överenskomna individuella studieplanen skall utbildningsbidrag omvandlas till doktorandanställning när doktoranden har avverkat motsvarande ett års heltidsstudier, dvs. uppnått 200% ackumulerad aktivitet (för doktorander med antagning tidigare än 2008 gäller 2 års heltidsstudier, dvs 400%).

När doktoranden har avverkat motsvarande tre års heltidsstudier (600% ackumulerad aktivitet) kan han/hon gå över till den högsta doktorandlönen.

Stipendium

Om doktoranden får ett stipendium under forskarutbildningens gång är det viktigt att doktoranden klargör i sin studieplan vad han eller hon har för avsikt att göra under tiden då stipendiet nyttjas. Om doktoranden fortsätter med sin forskning bör det redovisas så att den ackumulerade aktiviteten i LADOK sedan blir korrekt. Bland annat påverkas ”doktorandstegen” av hur ett stipendium används.

Vill doktoranden använda stipendiet till något som faller utanför studieplanens ramar, begär doktoranden tjänstledigt.

Handledare och prefekt måste alltid vara involverade och godkänna doktorandens ledighet.

En doktorand som uppbär stipendium måste själv tillse att vederbördiga försäkringar för sjukdom med mera tecknas.

Tillförlitlighet

Som framgått av ovanstående är det mycket viktigt för doktoranderna att rapporteringen om deras aktivitet och försörjning är korrekt. Ansvaret för korrekt inrapportering åvilar viceprefekten för forskarutbildningen på respektive instiution som bör försäkra sig om att uppgifterna kontrolleras innan de rapporteras in och att inrapporteringen görs av en person som är insatt i systemet. Det är vidare mycket viktigt att den inrapporterade aktiviteten också svarar mot den faktiska aktivitet som anges i den individuella studieplanen. För att underlätta uppföljningen av doktorandernas aktivitet skall uppdaterade individuella studieplaner lämnas i samband med omförordnanden. Det är i första hand dessa och den inrapporterade aktiviteten som ligger till grund för förordnanden.